Je hebt het gevoel dat je op alle fronten tekortschiet en continu achter de feiten aanloopt. Je bent zo druk met e-mailen en vergaderen dat je maar niet toekomt aan die ene belangrijke klus. Je hangt ’s avond moe en uitgeblust op de bank te Netflixen. Herken je dit? Stop dan direct met zo hard mogelijk werken!
Als ik nog iets harder werk komt het vast goed…
Hoop jij dat je alles kan doen als je jouw werk maar nog beter plant en organiseert? Dan heb ik helaas slecht nieuws voor je… Er is simpelweg teveel te doen.
Er worden steeds meer e-mails, WhatsAppberichten en LinkedInberichten op je afgevuurd. De hoeveelheid vergaderingen, zelfs tijdens de coronacrisis, lijkt eerder toe dan af te nemen. Door de torenhoge ambities van bestuurders wordt het werk er ondertussen ook niet minder op. Daar bovenop hebben we zelf vaak ook nog last van het moeten-virus (Ik ga op vakantie en doe waar ik zin in heb!).
Ook ik ben de drukste drie jaar uit mijn carrière doorgekomen door volledig te leunen op het boek Getting things done van David Allen*. Ondertussen liep ik wel volledig op mijn tandvlees… Tijdmanagement is namelijk bedoeld om zoveel mogelijk werk te verzetten in zo weinig mogelijk tijd. Oftewel, zo hard mogelijk werken.
Een bekende tijdmanagementtip is de ‘2 minuten regel’. Voor wie deze regel niet kent: alle taken die minder dan 2 minuten kosten doe je meteen. Je laat dus wat je doet bepalen door hoe lang de taak duurt in plaats van de waarde die je creëert, bizar natuurlijk!
Om het nog erger te maken, je maakt jezelf (en anderen) alleen maar drukker. Actie is namelijk reactie. Ja, ja, we halen Newton er ook nog even bij 😉 Jij denkt: ik werk even snel een paar mailtjes weg. De mails lijken echter sneller binnen te komen dan jij ze weg kan werken. Uren later ben je nog druk met reageren op mensen die op jou reageren omdat jij op hen hebt gereageerd… Om nog maar niet te spreken over onze cc-cultuur die er nog een schepje boven doet. Voordat je het weet zit je ’s avonds op de bank en denk je: wat heb ik vandaag nou eigenlijk gedaan? Om teleurgesteld te moeten concluderen dat je weer niet aan die belangrijke klus bent toegekomen.
Durf te kiezen en richt je dag slim in
Eén van mijn favoriete oneliners is tegenwoordig: werk slimmer, niet harder. Wat betekent dat concreet? Voor mij betekent dat onder meer accepteren dat je niet alles kan doen en het lef hebben om te kiezen voor wat echt belangrijk is.
Kiezen voor wat echt belangrijk is betekent echter ook loslaten wat minder belangrijk is. Dat is een uitdaging, we willen namelijk zo graag alles doen. Je bent echter al te druk, dus als er iets bijkomt moet er zeker ook wat vanaf. Hoe kun je het kiezen voor wat echt belangrijk is iets makkelijker maken voor jezelf? Neem aan het eind van iedere dag even de tijd om na te denken over wat je de volgende dag zeker voor elkaar wil boksen en prioriteer. Let op: we zijn niet goed in het inschatten van hoeveel tijd we nodig hebben voor een bepaalde klus. Om er dus zeker van te zijn dat we niet continu teleurgesteld zijn in onszelf, kies maximaal, maar dan ook echt maximaal, drie prioriteiten.
Begin je dag vervolgens met wat echt belangrijk is. Zo maak je vorderingen en dat geeft een heerlijk gevoel. Je gebruikt je fitte brein voor het belangrijkste werk. Doe eens gek, blok de eerste twee uur voor concentratieklussen. Als je geluk heb kom je met zo’n langer blok ook nog eens in een fijne flow. Heb je de drie belangrijkste klussen van de dag gedaan? Mooi! Dan kan je nu aan de slag met de rest van je prioriteitenlijstje, mailen en vergaderen. Voor nog meer tips over gefocust (thuis)werken: Slimmer & leuker werken? Juist nu!
Nee, je hoeft van mij niet alle tijdmanagementtips direct uit het raam te gooien. Wees alleen wel kritisch op wat jou echt helpt. Zo vind ik het bijvoorbeeld nog steeds fijn om aan het eind van iedere week even terug te kijken naar de afgelopen twee weken en even vooruit te kijken naar de komende vier weken om geen belangrijke acties uit het oog te verliezen.
Stop met keihard werken en ga je focussen op de waarde die je wil creëren. Jij wil toch ook meters maken op klussen die echt belangrijk zijn én ’s avonds nog energie over houden om iets leuks te doen?!
Vind je het leuk om regelmatig geprikkeld te worden en af en toe wat inspiratie te vinden tussen al je ongelezen mails? Meld je dan snel aan op: https://www.dilleplus.nl/aanmelden
* Getting things done van David Allen is misschien wel één van de bekendste tijdmanagementboeken.
Comments